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一. 会前:
1. 与会议主办方洽谈会议日程安排、酒店要求等细节。
2. 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、
娱乐等相关方面的情况。
3.  提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信
息。并制定完备的会议预案书给会议方。
4. 预定性价比高,前台散客价和网络价与会议底价有操作空间,最 
大限度的为会务组争取利益,确定方案,签订合同。
5.  将酒店的具体地址,总机和从机场、火车站出发到达酒店的乘车                                                                       
(公交车)路线发给主办方。
6.  及时保持联系确定人数的变化及房间的增减,确认会前细节和
落实资料托运签收分装。
二.会中
1. 会议准备:落实好欢迎横幅,欢迎牌,签到台,指示牌,准备好会议所需资料,会议用品。
2. 会议接待:在各签到处安排专人负责签到、发放资料、纪念品、 签到后根据具体方案由会场内会秘负责引领到相应活动区域。
3.会议收费:根据主办方要求代收培训费、住宿费、餐费、税金及
考察等各项费用。
4.  会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等
会议期间安排专人跟会。
5. 会议住宿:根据主办方及参会人员要求,合理安排酒店房间,询
问是否有特殊要求。
6. 会议餐饮:确定用餐时间及用餐标准,并询问有无特殊要求客人
(回民等),提前检查各餐及茶歇准备状况,确保按时开餐。
7. 会议旅游:根据客人要求旅游线路行程、用车、导游、景点等确
认。
8. 文秘服务:根据要求开具发票、分发发票,为代表提供文秘及相
关服务。
9. 接送专家:制作接机牌提前赶到机场出站口。接到后和快到酒店
   时告知会务组。
10. 注意事项:事前先把可能发生的事情处理好,减少突发事件,现
场问题现场处理并及时反馈给主办方。
三. 会后
1.  结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户
    进行核对并结帐,准备相应原始凭证和复印材料。
2.  资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录等。

 

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