一． 会前：
1． 与会议主办方洽谈会议日程安排、酒店要求等细节。
2． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、
娱乐等相关方面的情况。
3.  提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信
息。并制定完备的会议预案书给会议方。
4． 预定性价比高，前台散客价和网络价与会议底价有操作空间，最 
大限度的为会务组争取利益，确定方案，签订合同。
5.  将酒店的具体地址，总机和从机场、火车站出发到达酒店的乘车                                                                       
（公交车）路线发给主办方。
6.  及时保持联系确定人数的变化及房间的增减，确认会前细节和
落实资料托运签收分装。
二．会中
1. 会议准备：落实好欢迎横幅，欢迎牌，签到台，指示牌，准备好会议所需资料，会议用品。
2. 会议接待：在各签到处安排专人负责签到、发放资料、纪念品、 签到后根据具体方案由会场内会秘负责引领到相应活动区域。
3．会议收费：根据主办方要求代收培训费、住宿费、餐费、税金及
考察等各项费用。
4.  会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等
会议期间安排专人跟会。
5． 会议住宿：根据主办方及参会人员要求，合理安排酒店房间，询
问是否有特殊要求。
6． 会议餐饮：确定用餐时间及用餐标准，并询问有无特殊要求客人
（回民等），提前检查各餐及茶歇准备状况，确保按时开餐。
7． 会议旅游：根据客人要求旅游线路行程、用车、导游、景点等确
认。
8． 文秘服务：根据要求开具发票、分发发票，为代表提供文秘及相
关服务。
9. 接送专家：制作接机牌提前赶到机场出站口。接到后和快到酒店
   时告知会务组。
10. 注意事项：事前先把可能发生的事情处理好，减少突发事件，现
场问题现场处理并及时反馈给主办方。
三． 会后
1.  结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户
    进行核对并结帐，准备相应原始凭证和复印材料。
2.  资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录等。