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会议的进行离不开与客户的信息交流。而与客户之间的电话联系自然是必不可少的。成功的电话预约，不仅可以使对方对你产生好感，同时亦便于会议工作的进一步开展。具体的电话预约的要领主要有：
　　①力求谈话简洁，抓住要点。
　　②换位思考，考虑到交谈对方的立场。语气需柔和，亲切。
　　③使对方感到有被尊重及重视的感觉。
　　④没有强迫对方的意思，点到即止。

 

 

　 上述的要领只是总结性的简单概括，下面具体介绍下会议电话的具体要求：
　　①电话的开头语直接影响顾客对你的态度和看法。通电话时要注意使用礼貌用词，如“您好”、“麻烦您”“请”等等。电话接通后，主动问好，并主动报上自己的单位、姓名，不要让接话人猜测自己是谁，以使对方感到为难。

 

　　②电话铃响两遍就接，不要拖延。拿起呼筒问“您好”。如果电话铃响过四遍后，拿起听筒要向对方说：“对不起，让您久等了”。挂电话前的礼貌用语也不应忽视。挂电话前，向对方说声：“谢谢您的指教”、“抱歉，百忙之中打扰您了！”等等。

　　③在办公室里接私人电话时，尽量缩短时间，以免影响其他人工作。

 

　　④打、接电话时，如果对方没有离开，不要和他人谈笑，如果不得已，要向对方道歉，请其稍候，或者过一会儿再回电。
　　⑤打电话时，应礼貌地询问：“现在说话方便吗”？须考虑对方的时间。
　　⑥要学会配合别人谈话。我们接电话时为了表示认真听对方说话，应不断地说：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好处，否则会适得其反。

　　⑦对方要找的人不在时，不要随便传话以免惹起不必要的麻烦，如有必要，可记下其电话、姓名、以方便回电。

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